IKS Manager

Plattform zum Aufbau eines internen Kontrollsystems

Der IKS Manager (IKS = Internes Kontrollsystem) auf Basis des Integrierten Managementsystems DHC Vision unterstützt bei der Identifizierung von Risiken sowie der systematischen Gestaltung organisatorischer Kontrollen und Maßnahmen zur Einhaltung unternehmensinterner bzw. -externer Richtlinien zur Abwehr möglicher Schäden.
Der DHC Vision IKS Manager gewährleistet den Lösungsaufbau unter Einhaltung der üblichen IKS-Prinzipien. Diese sind:

Prinzip der Transparenz
Die Erstellung der Informationen wie Geschäftsprozesse, Organigramme, Cockpits, Yellow Pages, Verfahrensanweisung, Ressourcen- oder Auditpläne erfolgt datenbankgestützt mit der MS Office Produktfamilie, wie z.B. Visio oder Word. Nach Freigabe der Inhalte durch den Prozessverantwortlichen werden diese im Intranet publiziert. Das Prüf- und Freigabeverfahren lässt sich sicher durch den integrierten Workflow mit elektronischer Signatur unterstützen. Durch die freie Gestaltbarkeit von Datenstrukturen und verwendeter Methoden entsteht ein realistisches, auf die individuellen Informationsbedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenes Sollkonzept.
In einem zweiten Schritt werden an dem Prozess bzw. am Prozessschritt mögliche Risiken definiert. Dabei können die Risiken im DHC Vision IKS Manager mit beliebigen Attributen, wie z.B. Eintrittswahrscheinlichkeit, erwarteter Schaden etc., hinterlegt werden. Der Vorteil ist, dass Risiken nicht nur in Microsoft Visio, sondern auch direkt über das Web gepflegt werden können.

Vier-Augen-Prinzip
Kein wesentlicher Vorgang soll ohne (Gegen-) Kontrolle bleiben. Daher müssen an dem Prozessschritt bzw. zu dem Risiko, entsprechende Kontrollen definiert werden. Auch diese lassen sich mit Attributen, wie z.B. Kontrollfrequenz oder Kontrollverantwortlicher, näher beschreiben.

Prinzip der Funktionstrennung
Durch die intelligente, datenbankgestützte Verlinkung von Organisationseinheiten und Geschäftsprozessen lässt sich der Nachweis über die organisatorische Trennung von „vollziehenden“, „verbuchenden“ und  „verwaltenden“ Tätigkeiten innerhalb eines Prozesses einfach erbringen bzw. die Nichteinhaltung der Forderung zügig aufdecken.

Prinzip der Mindestinformation
Das umfangreiche, sehr granulare Berechtigungskonzept des DHC Vision IKS Managers erfüllt die Anforderung eines IKS, dass jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf diejenigen Informationen hat, die er für seine Arbeit benötigt. Ein weiterer Nebeneffekt dieser Sicherheitsforderung des IKS ist, dass der Mitarbeiter nicht überfordert wird und ein Managementsystem eine höhere Akzeptanz erfährt, wenn eine benutzerindividuelle Informationssuche ermöglicht wird. Hierfür stellt der DHC Vision IKS Manager rollenbasierte Cockpits zu den Prozessen zur Verfügung, die einen individuellen Einstieg in das System ermöglichen.

IKS Report
Zur Überwachung der gesamten Risiken und des dazu definierten Kontrollinventars werden Reports erstellt, die alle erforderlichen Informationen auf einem Blick aufzeigen. Weiterhin lassen sich zu den Kontrollpunkten entsprechende Maßnahmen definieren, verfolgen und überwachen.

Vorteile:

• Nur eine Softwarelösung für alle Aufgaben eines internen Kontrollsystems
• Hohe Transparenz vereinfacht die Kontrollen, beispielsweise im Risiko- und Maßnahmenmanagement
• Direkter Bezug zu Organisationseinheiten / Bereichen / Abteilungen sowie Prozessen
• Vollständige Integration der Managementprozesse (z.B. Prozessmanagement, Dokumentenmanagement, QMH, Audits, Scorecards/ Kennzahlen, Maßnahmenmanagement)

Der DHC Vision IKS Manager setzt sich aus vorkonfigurierten Applikationen, Methoden und Datenstrukturen zusammen. Applikationen von DHC Vision sind die Oberfläche, die funktionalen Komponenten (bspw. Modellierung oder Dokumentenmanagement), Kollaboration und Integration. Damit lässt sich DHC Vision in eine bestehende Organisation sowie IT-Landschaften integrieren.

Für weitere Informationen und individuelle Lösungen/Kombinationsmöglichkeiten kommen Sie gerne auf uns zu. 
Die „Die Lösungsbeschreibung finden Sie hier.“