SOP Manager

 

Hersteller insbesondere pharmazeutischer oder medizintechnischer Produkte unterliegen strengen gesetzlichen Anforderungen. In diesem Rahmen sichern SOPs (Standard Operating Procedures) detailliert einzelne Arbeitsabläufe und gewährleisten die Einhaltung immer gleicher Prozessabläufe. Mit dem SOP Management sind immer folgende Schritte verbunden:

In vielen Unternehmen stellt die SOP Verwaltung daher eine zentrale Aufgabe dar. Die manuelle Pflege und Verteilung von Versionen sowie die Einhaltung und Überwachung der notwendigen Schulungen bedeuten einen enormen administrativen Aufwand. Die elektronische SOP-Verwaltung bringt Entlastung und garantiert zugleich die Einhaltung der behördlichen Auflagen. Effizienz und Produktivität werden gesteigert und Kosten gesenkt.

Im SOP Manager auf Basis des Integrierten Managementsystems DHC Vision werden die SOPs mit Hilfe des Dokumentenmanagements in einer zentralen Datenbank verwaltet und webbasiert den einzelnen Benutzer zur Verfügung gestellt. Alle begleitenden Dokumente (z.B. Vorlagen, Formulare) sind ebenfalls zentral gespeichert und verlinkt. Die Erstellung der Dokumente erfolgt wie gewohnt mit Microsoft Office; alle Änderungen an dem Dokument werden protokolliert. Für die grafische Darstellung der Abläufe bietet DHC Vision eine Prozessmodellierung auf Basis von Microsoft Visio an. Für die Verwaltung von weiteren Informationen zu einem Dokument wie z.B. das Überarbeitungsdatum stehen frei definierbare Attribute zur Verfügung. Über Cockpits können alle Dokumente z.B. für eine Abteilung zusammengestellt werden.

Eine große Herausforderung in global agierenden Unternehmen ist die zentrale Regelung der SOPs einerseits und anderseits der weltweite Zugriff darauf in den einzelnen lokalen Organisationen. Im DHC Vision SOP Manager kann jede Gesellschaft als Mandant abgebildet und die Dokumente in beliebig vielen Sprachen verwaltet werden. Alle Benutzer greifen mit ihrer individuellen Sicht auf eine zentrale Datenbank zu.
Die einfache Abstimmung und Verteilung des Dokuments erfolgt über einen flexibel konfigurierbaren Workflow. Die Benachrichtigung der betroffenen Personen geschieht über das jeweilige Mailsystem. Von dort aus kann der Benutzer direkt seine Aufgabe im DHC Vision SOP Manager bearbeiten (z.B. Dokument prüfen) und mit einer elektronischen Signatur abschließen.

Die Datenbank kann beliebig ausgewertet werden (z.B. Schulungsnachweise, Änderungshistorie, etc.). Hierfür bietet der DHC Vision SOP Manager einen Reportgenerator an, über den auch eigene Auswertungen erstellt werden können. Mit Hilfe einer Suchmaschine kann der Benutzer in der zentralen SOP Datenbank die richtigen Dokumente finden - sekundenschnell.   
 
Vorteile:

Der DHC Vision SOP Manager setzt sich aus vorkonfigurierten Applikationen, Methoden und Datenstrukturen zusammen. Applikationen von DHC Vision sind die Oberfläche, die funktionalen Komponenten (bspw. Modellierung oder Dokumentenmanagement), Kollaboration und Integration. Damit lässt sich DHC Vision in eine bestehende Organisation sowie IT-Landschaften integrieren.